「Liệu tôi có cần áp dụng agentic AI để tối ưu hóa quy trình tự động hóa thanh toán không？」 Đây là câu hỏi mà nhiều giám đốc tài chính thường suy nghĩ khi đối mặt với áp lực về hiệu suất và tăng ROI.
Chúng tôi sẽ giúp bạn nhận diện những tình huống thực tế để xác định: Khi nào thì agentic AI phù hợp để áp dụng? Các vai trò và tổ chức khác nhau nên ra quyết định như thế nào?
Q1: Agentic AI là gì và tại sao hiện nay các bộ phận tài chính đặc biệt quan tâm?
agentic AI có nghĩa là trí tuệ nhân tạo có khả năng tự quyết định và hành động mà không cần sự can thiệp của con người, tự động hóa các thao tác tài chính phức tạp và lặp đi lặp lại. Giám đốc tài chính, ông Zhang gần đây đã suy nghĩ rằng, “Việc chúng tôi xử lý thủ công thanh toán không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót, việc áp dụng agentic AI sẽ giúp chúng tôi tiết kiệm bao nhiêu nhân lực, lợi ích thực tế là gì?”
Bởi vì ROI trung bình cho các dự án AI thông thường năm ngoái khoảng 67%, trong khi ROI trung bình cho agentic AI lên tới 80%. Hiển nhiên, điều này có thể nâng cao hiệu suất hoạt động và độ chính xác một cách đáng kể, là xu hướng quan trọng trong tự động hóa tài chính.
Q2: Tôi làm trong bộ phận tài chính, trong trường hợp nào nên xem xét áp dụng agentic AI?
Nếu đội ngũ của bạn còn đang kiểm tra hóa đơn thủ công, nhập liệu bằng tay và chờ xét duyệt dẫn đến việc thanh toán bị trễ, những quy trình phức tạp và số lượng lớn đang làm giảm hiệu quả công việc, thì lúc này tính năng tự động hóa của agentic AI là rất phù hợp. Chẳng hạn, kế toán viên Lý nhận thấy hàng ngày mình mất vài giờ để xác nhận thông tin thanh toán có đầy đủ hay không, việc áp dụng agentic AI không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm tỷ lệ sai sót.
Nhưng nếu quy trình thanh toán của bạn rất đơn giản hoặc khối lượng giao dịch thấp, và chi phí nhân lực cùng đầu tư kỹ thuật còn có thể chịu đựng, những tổ chức như vậy có thể tạm thời không cần sử dụng công nghệ đại lý thông minh.
Q3: Việc áp dụng agentic AI có phức tạp không, có phù hợp cho các đội ngũ không có nền tảng AI không?
Giám đốc tài chính Vương lúc đầu khá do dự: “Chúng tôi không phải là chuyên gia IT, làm thế nào để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động suôn sẻ sau khi áp dụng?” Thực tế, đa số các giải pháp agentic AI được thiết kế nhằm hướng đến những người không có kiến thức kỹ thuật trong lĩnh vực tài chính, nhấn mạnh vào giao diện tương tác và quy trình giám sát trực quan, đồng thời có thể tích hợp với các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiện có (ERP), giảm thiểu ngưỡng đầu vào.
Nếu công ty bạn có đội ngũ IT hỗ trợ, thì việc hợp tác triển khai sẽ hiệu quả hơn. Tổng thể, agentic AI rất phù hợp để tiến hành từng bước, bắt đầu với một số phần của quy trình để thử nghiệm và sau đó mở rộng ứng dụng.
Q4: Những vai trò tài chính nào sẽ hưởng lợi nhiều nhất từ việc tự động hóa của agentic AI?
Nhân viên thanh toán sẽ được giảm bớt gánh nặng công việc lặp đi lặp lại trong ngày, và có thể tập trung vào xử lý các vấn đề bất thường và phân tích chiến lược; giám đốc tài chính có thể theo dõi trạng thái thanh toán và các rủi ro ngay lập tức thông qua hệ thống, nâng cao tốc độ và độ chính xác trong ra quyết định.
Lấy ví dụ, chuyên viên Zhang cảm nhận rằng quy trình tự động hóa giúp cô không cần phải mất thời gian theo dõi các vấn đề về hồ sơ, mà ngược lại có nhiều thời gian hơn để hỗ trợ bộ phận tối ưu hóa chiến lược thanh toán tổng thể, và những lợi ích là rất rõ ràng.
Q5: Các tình huống nào không phù hợp để áp dụng agentic AI ngay bây giờ?
Nếu công ty có quy mô nhỏ, lượng giao dịch thấp, hoặc quy trình thanh toán hiện tại đã được tối ưu hóa và ổn định, có thể việc chi nhiều chi phí cho việc triển khai sẽ không thu hồi lại nhanh chóng. Ngoài ra, nếu tổ chức có sự kháng cự đối với chuyển đổi công nghệ và thiếu động lực cũng như hỗ trợ, việc thúc đẩy agentic AI có thể gặp khó khăn.
Chúng tôi khuyên trong những tình huống này, hãy tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quy trình và năng lực của nhân viên, và sau khi tổ chức và nhu cầu kinh doanh phát triển, hãy cân nhắc đưa vào công nghệ đại lý.
Q6: Tôi nên bắt đầu đánh giá agentic AI đối với việc tự động hóa tài chính của công ty như thế nào?
Khuyến nghị đầu tiên là rà soát tính lặp lại và tần suất can thiệp của con người trong quy trình thanh toán hiện tại, kết hợp với phân tích chi phí-lợi ích chi tiết. Nếu bạn giống như giám đốc tài chính Lý mong muốn đánh giá khách quan về giá trị của việc đưa vào công nghệ, có thể tham vấn các nhà cung cấp dịch vụ AI chuyên nghiệp hoặc sắp xếp kế hoạch thử nghiệm, theo dõi hiệu quả của việc xử lý tự động của hệ thống và rủi ro tiềm ẩn.
Q7: Sau khi áp dụng agentic AI, làm thế nào để tối đa hóa ROI tài chính?
Tiếp tục tối ưu hóa các quy tắc và quy trình của đại lý thông minh, phát triển khả năng ứng dụng công nghệ của đội ngũ tài chính, đồng thời xây dựng cơ chế giám sát và ứng phó đầy đủ, đảm bảo hệ thống có thể phản ứng nhanh chóng trong việc xử lý các tình huống ngoại lệ và bất thường. Khi đội ngũ và hệ thống phối hợp ăn ý, hiệu quả và chất lượng quyết định của bộ phận tài chính cũng sẽ đồng thời nâng cao.
Tóm lại, câu hỏi “Khi nào cần agentic AI?” không có câu trả lời chung. Thông qua việc hiểu rõ độ phức tạp quy trình, khối lượng giao dịch và độ trưởng thành về số hóa của tổ chức mình, các giám đốc tài chính có thể quyết định một cách sáng suốt hơn, chọn thời điểm thích hợp và giải pháp tốt nhất để đạt được lợi tức đầu tư cao nhất.
You may also like: Tại sao Airbnb tích hợp công nghệ AI vào tìm kiếm và hệ thống hỗ trợ khách hàng?
