“Rốt cuộc tôi có cần áp dụng RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) không?” Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình chuyển đổi số. Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ AI đang ngày càng phát triển, việc tự hỏi “trong tình huống nào cần RPA?” hay “AI có thay thế RPA không?” là điều không thể tránh khỏi. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ vị trí của RPA, xác định xem liệu có phù hợp hay không, và liệt kê những quy trình kinh doanh nào cần RPA để phát huy tối đa hiệu quả.
Q1: Tôi là người phụ trách một doanh nghiệp vừa và nhỏ, tại sao tôi nên xem xét việc sử dụng RPA?
Nhiều người phụ trách doanh nghiệp vừa và nhỏ khi đứng trước khối lượng công việc khổng lồ, rườm rà và lặp đi lặp lại thường cảm thấy bất lực. Ví dụ như nhập dữ liệu hàng loạt, xử lý chứng từ, hay tạo báo cáo, đều tiêu tốn không ít thời gian và sức lực của đội ngũ. Lúc này, RPA trở thành một trợ thủ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả. Nó đại diện cho việc sử dụng robot phần mềm để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại theo các quy tắc cố định, giúp giải phóng nhân lực và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Tôi từng băn khoăn: “Có nên đầu tư vào hệ thống RPA trước hay nâng cấp hệ thống IT hiện tại trước?” Cuối cùng tôi nhận ra, lợi ích lớn nhất của RPA chính là khả năng tự động hóa mà không cần cải tạo hệ thống hiện tại, điều này cực kỳ thân thiện với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn lực hạn chế, thích hợp để thử nghiệm ngay, nhằm thu được lợi ích tự động hóa ban đầu.
Q2: RPA có phù hợp với tất cả các ngành và quy trình không?
Không phải tất cả các ngành hoặc quy trình đều phù hợp với việc áp dụng RPA. RPA thích hợp nhất cho những đối tượng có quy trình cố định, có tần suất lặp lại cao, và những công việc có quy tắc rõ ràng.
Ví dụ, trong ngành tài chính, quy trình xử lý tài khoản, trong ngành bảo hiểm, kiểm tra dữ liệu, hay trong ngành thương mại điện tử, cập nhật đơn hàng đều là những kịch bản lý tưởng để áp dụng RPA. Ngược lại, nếu quy trình kinh doanh của bạn phụ thuộc vào khả năng phán đoán cao, cần sự linh hoạt, hoặc thường xuyên đối mặt với những tình huống ngoại lệ không ổn định và thường xuyên thay đổi, thì RPA truyền thống sẽ không phù hợp lắm. Trong trường hợp này, tự động hóa AI tiên tiến sẽ quan trọng hơn.
Q3: Ai tự động hóa và RPA có mối quan hệ gì? Liệu AI có thay thế RPA không?
Khi bạn nghe thấy câu nói “AI đang thay đổi cách mà tự động hóa hoạt động”, có thể bạn sẽ băn khoăn rằng liệu RPA đã lỗi thời chưa. Thực tế, RPA và AI đều có vị trí riêng và có khả năng đồng tồn tại.
Tôi đã từng suy nghĩ: “Vì AI có khả năng hiểu dữ liệu phi cấu trúc và đưa ra quyết định, vậy RPA có còn ý nghĩa tồn tại không?” Câu trả lời là có. RPA xuất sắc trong việc thực hiện các nhiệm vụ theo quy tắc tiêu chuẩn, trong khi AI lại phù hợp hơn với việc giải quyết những nhiệm vụ phức tạp cần học hỏi, hiểu biết và suy lý. Việc kết hợp cả hai có thể tạo ra hệ thống tự động hóa thông minh và linh hoạt hơn.
Q4: Trong trường hợp nào tôi nên chọn tự động hóa AI thay vì RPA?
Nếu quy trình kinh doanh của bạn chứa đựng lượng lớn dữ liệu phi cấu trúc (ví dụ Email, tài liệu quét) hoặc cần đưa ra phán đoán dựa trên các tình huống khác nhau, thì hiệu quả của việc chỉ sử dụng RPA sẽ bị hạn chế. Nếu bạn cần một hệ thống tự động hóa có khả năng học hỏi và điều chỉnh chiến lược, công nghệ AI sẽ cung cấp nhiều sự linh hoạt và thông minh hơn.
Tôi đã từng đối mặt với quy trình làm việc của khách hàng mà việc kiểm tra thủ công rất phức tạp và điều kiện thay đổi liên tục, trong trường hợp này, việc thử nghiệm RPA thuần túy lại bị gián đoạn do quy trình thường xuyên thay đổi. Sau khi chuyển sang tự động hóa thông minh hỗ trợ bởi AI, hiệu quả và độ ổn định mới thực sự được cải thiện.
Q5: Tôi không chắc công ty mình có phù hợp để áp dụng RPA hay AI tự động hóa hay không, tôi nên làm gì?
Trước những thách thức của cải cách chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tiến hành chẩn đoán quy trình và đánh giá độ trưởng thành của tự động hóa, tìm ra các nút thắt và các công việc lặp đi lặp lại, từ đó đánh giá tiềm năng giá trị khi áp dụng RPA hoặc AI. Tôi gợi ý bạn nên bắt đầu thử nghiệm từ những quy trình nhỏ có ảnh hưởng rõ rệt, quan sát kết quả trước khi quyết định mở rộng.
Tôi cũng đã trải qua giai đoạn nghi ngờ, cuối cùng cũng đã nhanh chóng triển khai RPA để giải quyết vấn đề nhập dữ liệu lặp lại, đồng thời bắt đầu thử nghiệm công nghệ AI. Sự tích hợp giữa cả hai đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Cách tiếp cận tiến dần từng bước như vậy sẽ hợp lý và phù hợp với nhu cầu thực tế.
Tóm lại, RPA vẫn giữ vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc lặp lại, trong khi AI đang dần thay đổi cách thức tự động hóa, khiến toàn bộ quy trình trở nên thông minh và linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có nên triển khai RPA hay không, chủ yếu phụ thuộc vào việc bạn có những quy trình cố định, lặp lại nào cần đối phó hay không; nếu tồn tại nhiều dữ liệu phi cấu trúc hoặc cần phán đoán thông minh, thì tự động hóa AI sẽ là lựa chọn tốt hơn.
Cho dù bạn chọn con đường nào, điều quan trọng nhất là căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để quyết định, và thực hiện chuyển đổi tự động hóa một cách thực tiễn, từng bước, để công nghệ thực sự tạo ra giá trị cho công việc.
Mời bạn tham khảo và trải nghiệm công nghệ tự động hóa tiên tiến: Tại đây
